Heroj ili zločinac?

Prošli tjedan dvije su pojave pogodile Zagreb – velika količina snijega i naš vrli gradonačelnik Milan Bandić. Događaj koji će mi ostati u sjećanju i koji ću kroz ovaj tekst pokušati povezati sa situacijama u poslovnom kontekstu dogodio se nakon prvog dana snijega koji je prouzročio kolaps u cijelom gradu. Svi mediji su pronijeli sliku i ton Bandića u trenutku kada smjenjuje kompletan Operativni stožer zimske službe i postavlja sebe za šefa iste. Idućih dana zimska služba “jede snijeg”, angažiraju se dodatne snage u obliku studenata i malo pomalo, uz pomoć snijega koji prestaje padati, Zagreb postaje prohodniji. Većina ljudi slavi Mikija kao heroja koji je počistio prvo nesposobne kadrove, a onda i cijeli grad. Ja se ipak pitam radi li se o heroju ili možda ipak o zločincu?

Da zakompliciram odgovor, povezao bih slučaj zagrebačke snježne krize s poslovnim situacijama, npr. direktorom prodaje koji odlazi kod klijenata i spašava ugovor/posao koji su njegovi nesposobni prodavači doveli do ruba gubitka. Ili direktorom prodaje koji trijumfalno dobiva posao kada uleti u pregovore koje njegovi prodavači ne mogu zaključiti i daje dodatnih nekoliko posto rabata ili dodatni ustupak za koji njegovi ljudi nisu bili ovlašteni. Ili direktor prodaje koji par dana prije kraja mjeseca/kvartala/godine, kada vidi da njegov tim neće ostvariti plan, odlazi kao heroj na teren i vraća se sa svojim prometom s kojim dostižu plan. Ili direktor prodaje koji daje svoj promet ljudima da bi oni uspjeli dostići svoje individualne planove i tako ostavili dojam uspješnosti prema van. Ili član/predsjednik uprave koji se bavi mikro-managementom. Ovo je samo dio slučajeva koji odgovaraju postupku koji je Bandić napravio sa zimskom službom. Dakle, što mislite – heroj ili zločinac?

Za mene nema puno dileme – zločinac, i to onaj najgori! Zato što sistemski radi dvije pogreške : ne radi svoj posao i uništava sistem/organizaciju! Pa, kako ne radi svoj posao, pomislit će neki. Zato što se pomakom prema gore u hijerarhijskoj ljestvici trebamo značajno pomicati iz operativne uloge u onu stratešku. A naša nova strateška uloga uključuje razvoj ljudi ispod nas koji bi trebali obavljati operativne poslove. U ovom slučaju Bandić je katastrofalan gradonačelnik jer nije napravio svoj posao. Njegov posao kao gradonačelnika nije uzeti lopatu i čistiti snijeg ili preuzimati vlast u zimskoj službi. Njegov posao je izabrati kvalitetnog voditelja zimske službe, voditi ga, kontrolirati i dati mu sve moguće resurse da obavlja svoj posao. S obzirom da to nije napravio, onda je morao glumiti heroja i kvazi spašavati situaciju. A takav spas ne bi niti bio potreban da je na početku radio svoj posao gradonačelnika. Ista logika vrijedi i u svim drugim poslovnim primjerima koje sam naveo : moj posao kao direktora prodaje nije prodavati, već stvoriti prodajnu organizaciju koja će mojim prodavačima omogućiti da budu uspješni u svojim prodajnim aktivnostima. Ako ja kao direktor prodaje moram operativno prodavati i k tome sam još bolji od svih prodavača – onda sam jedan vrlo uspješan prodavač, ali ujedno i jedan vrlo neuspješan direktor prodaje!

Time što ne preuzimamo odgovornost svoje pozicije i radimo ono što je naš posao, ujedno radimo i drugu sistemsku pogrešku : uništavamo sistem, tj. organizaciju! Ukoliko će svaki put organizacija ovisiti o meni da je spašavam svojim herojskim djelima, tada razina sposobnosti u njoj pada na vrlo niske grane. Umjesto da kao odgovornija osoba dižem sposobnost sustava kroz izgradnju dijelova sustava (ljudi, procesa, alata…), ja svojom operativom dugoročno rušim sposobnost sustava za preživljavanje u okruženju! A to je zločin, a ne herojstvo! Mislite li da će zimska služba iduće godine biti spremnija za ovakve uvjete? Neće, jer će čekati da dođe Miki i spasi situaciju. Mislite da će prodajna organizacija biti sposobna sama sklopiti nove poslove i dovesti nove klijente? Neće, jer će svi čekati da heroj direktor prodaje trijumfalno “spasi” stvar!

I zato ću uvijek vrlo rado prepustiti lopatu kod čišćenja snijega Milanu ukoliko bude prolazio pored moje zgrade, jer vidim da mu to vrlo dobro ide. Ali mu nikada neću dati glas kao gradonačelniku jer vidim da mu taj posao katastrofalno ide! A što vi radite s Milanima u vašim organizacijama?

Upravljanje prodajnim “pipeline”-om

Pipeline je po mom osobnom mišljenju ključni alat upravljanja prodajom u B2B segmentu. Upravljanje prodajom na temelju podataka bila je tema i moje prezentacije “Sales is not maybe business” na prošlogodišnjoj konferenciji Superprodavač.

Ne mogu razumjeti kako je moguće da u današnje vrijeme voditelj prodaje upravlja svojim timom i prodajnim rezultatom bez korištenja podataka iz pipeline-a. Ukratko, pipeline je popis svih aktivnih prodajnih prilika u ovom trenutku. Bez obzira generira li se u nekom CRM software-u, vodimo li ga u Excellu ili ručno na listu papira, svaki bi pipeline svakako trebao sadržavati sljedeće elemente :

• Naziv ponude – što smo to konkretno ponudili klijentu (projekt, proizvod, uslugu…)
• Vrijednost ponude – na koji smo iznos ispostavili ponudu ili koliko procjenjujemo da bi posao mogao donijeti
• Postotak realizacije – s kolikom vjerojatnošću procjenjujem da će se posao realizirati
• Korigirana vrijednost – umnožak postotka i vrijednosti ponude. Zbroj korigiranih vrijednosti unutar pipeline-a u odnosu na plan za taj mjesec osnovni je pokazatelj koji mi kao manageru pokazuje hoćemo li taj mjesec ostvariti plan ili ne.
• Sljedeća aktivnost s datumom – svaki zapis u pipeline-u trebao bi sadržavati definiranu iduću aktivnost koju će prodavač poduzeti vezano uz taj projekt te specificirani datum te aktivnosti.

Glavni fokus pipeline-a su aktivnosti prodajnog tima i upravljanje njima. Ukoliko je dobro ispunjen, ja bih kao voditelj prodaje putem njega mogao brzo i efikasno vidjeti koliko aktivnosti rade moji prodavači i koji su efekti pojedine od njih. Da bih to postigao, bitna su dva preduvjeta : dosljedno ispunjavanje pipeline-a od strane prodavača i jasno definirani prodajni proces i iz njega svima jasni postoci realizacije.

• Dosljedno ispunjavanje je osnovni preduvjet. Prodajnim managerima uvijek preporučam da se drže politike “ukoliko nije u pipeline-u – ne postoji”. Upisivanje prodajne prilike  u pipeline za prodavača traje 60-90 sekundi. Nitko me ne može uvjeriti da prodavač koji je proveo sat i pol na sastanku (5.400 sekundi) nema još 60 sekundi vremena da upiše prodajnu priliku koju je kreirao na istom. Uz ovu politiku, manager bi svaku nagradu ili kaznu prema prodavačima trebao temeljiti na podacima unutar pipeline-a.
• Jasno definirani prodajni proces. Prodajna organizacija i njeni manageri bi trebali znati, postaviti i jasno iskomunicirati glavne korake koji vode prema prodaji. Nakon toga ti se koraci trebaju pretvoriti u postotke koji se upisuju u pipeline. Npr., neka prodajna organzacija može definirati da su glavni koraci u prodajnom procesu sljedeći : prvi sastanak za analizu situacije, kreiranje ponude, prezentacija ponude, pregovaranje, definiranje konkretnih uvjeta, potpisivanje ugovora. Jednom kada je proces definiran može se svakom koraku dodijeliti postotak realizacije. Tako će, primjerice, prvi sastanak biti 10%, kreirana ponuda 30%, prezentacija ponude 50%, pregovaranje 60%, definiranje konkretnih uvjeta 80% i potpisan ugovor 100%.

Ukoliko su preduvjeti ispunjeni, tada, kada u pipeline-u vidim da neki projekt ima 50%, znam da je moj prodavač isprezentirao ponudu i da se čeka odgovor klijenta idemo li u idući korak, tj. pregovaranje. Također, ukoliko je sve definirano i transparentno, izbjegavamo situaciju gdje će jednu te istu prodajnu priliku jedan prodavač ocijeniti sa 50%, a drugi sa 80%. Prodajni manager ne može precizno planirati ukoliko svi ne koriste isto mjerilo kod ocjenjivanja prodajnih prilika.

Pogledajmo sada što mi sve kao manageru pipeline omogućava da iščitam u njemu :

• Prazan ili poluprazan pipeline – dva su moguća uzroka ovoj pojavi. Moji ljudi ne rade dovoljno aktivnosti s kupcima pa ne generiraju prodajne prilike ili je smjer kupaca kriv, tj. prodavači rade dovoljan broj aktivnosti, ali s krivim kupcima kod kojih također ne kreiraju prodajne prilike. Ovo je trenutak da s prodavačima poradim na njihovom time managementu ili na kvalifikaciji leadova, tj. segmentaciji kupaca.
• Statičan pipeline – prodajna prilika stoji mjesecima u pipeline-u s istim postotkom. Poanta pipeline-a je da usmjerava prodajne aktivnosti mojih prodavača. Svaka prodajna aktivnost bi trebala voditi tome da ili pomakne prodajnu priliku u višu razinu prodajnog procesa, npr. s prvog sastanka prema prezentaciji ponude, ili da je prodavač eleminira čim prije ukoliko vidi da tu prodajna prilika ne postoji. Ovakva situacija traži brzu reakciju od mene kao managera, jer očigledno da moj prodavač ili ne radi/planira daljnje aktivnosti s tim klijentom ili ne zna zaključivati prodaju.
• Problem u pojedinoj fazi prodajnog procesa – može se ogledati ili kroz statičan pipeline ili kroz podatak gdje se gubi najviše poslova. Naime, svaka izgubljena prodajna prilika bi se također trebala zabilježiti s fazom procesa u kojoj je prekinuta i točnim razlogom. Na taj način kao manager mogu jasno vidjeti gdje je moj prodavač lošiji. Primjerice, ukoliko je većina poslova izgubljena u 50%, tada je jasno da taj prodavač ima prilično loše prezentacijske vještine/kreiranje rješenja, jer niti ne dođe do iduće faze 60% i pregovaranja. Tada s njime mogu poraditi na tom dijelu prodajnog procesa koji mu je slabiji.
• Prioriteti – prodavač ovaj tjedan odlazi na sastanke kod kupaca koji imaju korigiranu vrijednost od npr. 100.000 kn u pipeline-u, a tamo negdje već mjesecima čami projekt sa 30% čija je korigirana vrijednost 2.400.000 kn. Iz ovog je očigledno da moj prodavač ne zna odrediti prioritete i teško da će bez moje intervencije i usmjerenja ostvariti plan za ovaj mjesec.

Ovo su samo neke koristi koje mi kao prodajnom manageru donosi korištenje pipeline-a u svakodnevnom poslu. Ne postoji alat koji može biti korisniji za kontroling rada i aktivnosti mojih prodavača, detekciju uskih grla i razvojnih područja te planiranje prioriteta aktivnosti i realizacije planova.

Out of the box

Protekli tjedan sam imao priliku biti predavač na HR Summitu u Zagrebu. Kao slučajno, tijekom pripreme za temu, dobio sam od prijateljice link na video clip kojeg možete pogledati u ovom postu. Video je dio intervjua sa vlasnikom brazilske tvrtke SEMCO koji se odlučio malo poigrati sa uvriježenom paradigmom poslovanja prihvaćenom u današnjem poslovnom svijetu. Zamislite kompaniju u kojoj djelatnici biraju managere ili školu u kojoj možete izabrati kada ćete doći na nastavu. Čovjek je probao, a video neka vam pokaže kakvi su rezultati.

Osobno sam bio prilično zabrinut nakon gledanja jer se pitam koliko naše kompanije razmišljaju ovako i koliko su spremne uopće eksperimentirati s različitim oblicima upravljanja i organizacije. Ono što doživljavam da uglavnom uvode  i inzistiraju na različitim anglosaksonskim procedurama i alatima, dakle uz vrlo malo rizika i pristup „ako to tamo funkcionira, funkcionirati će i kod nas“. Možda je problem što su ti sustavi dobro funkcionirali do prije nekoliko godina ili desetljeća, a u novim uvjetima tipa energetskih kriza ili drugih promjena koje nam slijede pucaju po šavovima i pokazuju se neupotrebljivim. Drugim riječima, inzistiramo na kopiranju modela koje kopiramo sa desetak godina zakašnjenja usprkos tome što vidimo da ti isti modeli više nisu upotrebljivi. Ono što kopiramo je i priča o „out of the box“ razmišljanju, ali ona vrijedi samo dok izlazimo izvan okvira, ali ostajemo unutar postojeće paradigme.

Osnovna pravilo prirode je raznovrsnost. Današnja poslovna paradigma se bazira na jednoobraznosti. Primjeri poput ovog u videu nam pomažu osvijestiti kako imam izbor. Možemo eksperimentirati s novim oblicima organizacije i načina života umjesto da samo kopiramo „best practice“ modele za koje nam je netko rekao da su dobri. Izbor je naš!