Četverosatni radni tjedan

Konačno je i kod nas prevedena, meni osobno jedna od najboljih, knjiga o mogućnostima i strategijama za drugačiji način posla i života u odnosu na naših klasičnih 9-17. Za većinu nas ovih 17 je uvjetno jer ne možemo odvojiti kada smo prestali čitati mailove i raditi na dokumentima do kasno u uredu ili još gore, kod kuće. Kako iz gotovo svake knjige iskušam određenu strategiju u svakodnevnom poslu i životu, tako mi je ova ostala u sjećanju po Parkinsonovom zakonu.

Što kaže starog Parkinsona sin? Zadatak/posao će se povećati u svojoj (percipiranoj) važnosti i kompleksnosti u odnosu na vrijeme alocirano za njegovo kompletiranje. Prevedeno na hrvatski, ako stavimo rok završetka nekog projekta za 3 dana – završiti ćemo ga za 3 dana. Ako za isti projekt stavimo rok završetka 14 dana – projekt ćemo završiti…naravno, krajem 14. dana!

Tim lijepo objašnjava kako to funkcionira : ako vam dam 24 sata da završite projekt, vremenski pritisak će vas prisiliti da stavite fokus na operativnost i nemate nikakvog izbora nego da napravite uistinu samo neophodne radnje i aktivnosti za završetak projekta. Ako vam dam tjedan dana da kompletirate isti projekt, upravo sam omogućio 6 dana da iz muhe radite slona. Ako vam dam 2 mjeseca, Bože oprosti, projekt postaje mentalno čudovište. Završni proizvod kraćih rokova je gotovo neizbježna jednaka ili čak veća kvaliteta koja nastaje kao posljedica većeg fokusa.

Veza između naslova knjige i ovog zakona je vrlo zanimljiva. Radi se o fiksnim granicama poput one o radnom vremenu 9-17 i kako ona utječe na naš život i posao. Jednom kada smo postavili da ćemo raditi 8 sati, tada ćemo i raditi 8 sati po ovom zakonu. Bez obzira što bi velika većina nas osnovne prioritete potrebne za poslovanje firme riješili možda za sat – dva, mi po Parkinsonu krećemo u rastezanje projekata i “izmišljanje” različitih aktivnosti kojima ćemo popuniti to vrijeme. A tu izmišljamo svašta : od bespotrebnih analiza=paraliza, ogovaranja i tračanja, loših međuljudskih odnosa, drama oko svega i svačega.

Uspoređujem to sa situacijom u kojoj hodamo po šumi – ako imamo vremena ljutiti ćemo se na blato koje se stvorilo nakon kiše, na loše označene planinarske staze, na nepristojne planinare koji ostavljaju smeće za sobom i u glavi ćemo imati 100 drama, ideja i planova oko kojih ćemo se okupirati. Neka se pred nama pojavi medvjed, u glavi će nam biti samo jedan prioritet – pobjeći glavom bez obzira. Kakvo smeće, kakvo blato! Fokus će nam biti samo na onom što je uistinu bitno za nas.

Područje na kojem sam najviše primjenio Parkinsona su sastanci. U jednom od klijenata s kojima radim, opsjednuti su sastancima, a ako ste u višem managementu te kompanije vjerojatno ćete provoditi većinu dana na sastancima. Osoba koja saziva sastanak pošalje “meeting request” sudionicima u kojem obično označi vrijeme za sastanak – kod njih je to u prosjeku dva sata po sastanku. Sada već znate što se događa – sastanci uistinu i potraju tih dva sata, a neki se i produže zbog cijelog foklora s kojim popunjavamo vrijeme : od small talka preko naručivanja pića do bavljenje likom i dijelom pojedinih sudionika. Kada dođem kod njih na početku kažem “Ljudi, ajmo se praviti da nam je limit sastanka pola sata”. Pretpostavljate, sastanak i završimo za pola sata jer smo fokusirani samo na prioritete, operativni smo i ne ulazimo u priče od stoljeća sedmog.

I da završim sa Timovim savjetom : identificirajte samo nekoliko kritičnih zadataka/ciljeva koji najviše doprinose vašem poslu/kompaniji i dajte im vrlo kratke rokove s jasnim završecima. To bi mogao biti prvi korak da svi zajedno krenemo prema naslovu knjige!

Out of office

Prije otprilike 4 godine, za vrijeme mog zaposlenja u međunarodnoj konzultatntskoj kući, radno nas je posjetio jedan od članova našeg međunarodnog boarda. Kada nas je ugledao onako vesele na hrpi u našem uredu bio je lagano šokiran. Tada nije ništa komentirao, ali sam ga za vrijeme večere, prilično znatiželjan upitao što je bio razlog njegovog šoka. Šok je bio, objasnio mi je, u činjenici da smo svi bili u uredu. “Što ima prodajna ekipa raditi u uredu?! Ono gdje se događa posao je u kontaktu s klijentom! Izađite iz ureda i razgovarjte s klijentima. Pitajte ih kakve je situacija kod njih i kakve probleme imaju za riješiti. Dajte im prijedloge kako im vi možete pomoći u rješavanju tih problema. Rješavajte njihove reklamacije. Prezentirajte im nove proizvode. Upoznajte ih kao ljude. Izgrađujete odnose s njima.Ako kod njih nema prodajne prilike, možda kroz razgovor dobijete informacije o novim prodajnim prilikama drugdje.” Tu sam navečer naučio veliki pouku – prodaja se radi komunicirajući s klijentima, a ne provodeći dane i sate u uredu!

Ako je važno za prodavače da maknu svoje guze iz ureda, još je bitnije da to napravi njihov manager. U svom zadnjem newsletteru Brooks piše zašto je manager prodaje korisnije na terenu, nego u uredu za Excellom :

“How can you expect salespeople to face the dangers of conflict, refusal or disagreement if you won’t?

Simply put, no one will ever get any better at anything unless they are observed, coached, course-corrected and managed in the field. Without going into the selling arena, anything that a sales manager receives is pure secondhand information. It is not experiential evidence. Moreover, it is impossible to get a sense of how effective or ineffective a salesperson is without firsthand, on-the-scene, real-time observation.

And you can’t get real, valuable, first-hand knowledge from sales reports, database results, product inventory reports, call sheets or even sales results. You need to be at the point of attack to determine the effectiveness of your team’s effort.”

Naravno, uvijek je lakše ostati u uredu. Pitanje je samo da li je lakše ujedno i bolje za nas i organizaciju?